Beneficios de la transición de las normas de gestión

Beneficios de la transición de las normas de gestión
ISO 9001:2015, últimos meses para que las organizaciones puedan realizar la adaptación a la nueva normativa ISO para los actuales sistemas de gestión

A partir del próximo septiembre de este 2018 tendrán que adaptarse a los nuevos sistemas de gestión. Son más de un millón cien mil organizaciones las que surgieron con certificación de la ISO 9001:2015 y de la ISO 1400:2015, que ahora tendrán que adaptarse a sus versiones actuales.

En España, dichas organizaciones hacen un total de 35 000. Además, esta transición va a traerles muchas ventajas. Entre ellas, se dará un enfoque más preventivo, una mejor alineación de los sistemas, un enfoque, a su vez, menos correctivo o estructuras de alto nivel. También, la mejora en la integración de distintas normas o visión estratégica de la organización.

En la transición de normas ISO, se tendrán en cuenta todos los riesgos y oportunidades para el mejor desarrollo de las organizaciones. Esto se está realizando mediante la implantación de herramientas clásicas que se utilizarán para su desarrollo.

Así, dentro de lo que se refiere al ámbito de calidad, se tendrá en cuenta el DAFO y el AMFE. A saber, debilidades, amenazas, fortalezas y análisis de riesgo de oportunidades y por otro lado, análisis modal de fallos y efectos o análisis de contexto, respectivamente.

La transición de normas ISO 

El mes de septiembre del año pasado se sacaron a la luz las nuevas versiones de las normas ISO 1400:2015 y 9001:2015. Con la publicación, se inició la apertura de un período de adaptación de un año que finaliza en septiembre de 2018.

En este tiempo, las empresas tendrán que realizar la adaptación a los nuevos requisitos que se imponen con la transición de normas ISO.

Los cambios que se han registrado en las normas ISO tienen una gran relevancia. Por ello, las entidades certificadas tendrán que llevarlos a cabo con total seriedad y profesionalidad, cuidándose los detalles.

Además, las organizaciones podrán considerar los cambios como una oportunidad exclusiva para mejorar los sistemas. Sin embargo, en cada adaptación que realice una empresa, será muy importante tenerse en cuenta cuál es el punto de partida que cada cliente había establecido con la anterior regulación. 

Es decir, hay empresas que ya antes cumplían con los requisitos que ahora se imponen como una obligación. Para este tipo de entidades, los esfuerzos van a ser mucho menores. Igualmente ocurrirá con las que ya cumplieran una parte importante. 

Las empresas que no cumplieran ninguno de los nuevos requisitos tendrán que llevar a cabo un gran esfuerzo en este período de transición de normas ISO.

El resultado de las modificaciones en cuanto a la flexibilidad a nivel documental significa que las empresas que vayan a empezar de cero la adaptación tendrán muchas ventajas.

Cambios más importantes en las nuevas versiones de las normativas ISO

La relevancia de las nuevas versiones de la ISO 1400:2015 y la 9001:2015 es muy amplia. En primer lugar, se deberá mirar en general el análisis del riesgo de oportunidades.

La normativa ISO 1400:2015 realiza un cambio en las estructuras de las organizaciones. El fin de estas modificaciones es hacer más fácil la integración de las diferentes y variadas normas de gestión, para que los cambios resulten menos drásticos.

También, además de este cambio en las estructuras, tenemos que destacar el incremento en la flexibilidad que, con las nuevas modificaciones, tienen ahora las organizaciones en el ámbito documental.

No obstante, aparte de lo que se ha mencionado en estos dos párrafos, hay que señalar otros de los puntos más importantes que se dan en esta transición.

  • En primer lugar, hay que hablar de la gestión ambiental estratégica. Lo que se ha realizado es un incremento en la relevancia de dicha gestión. Esta se verá especialmente reflejada en la planificación estratégica que haya dentro de la organización correspondiente.
  • Más tarde, los cambios también serán relevantes en el liderazgo. De este modo, se asignarán algunas oportunidades específicas para todos aquellos que tengan roles de liderazgo. Dichos roles serán importantes en la promoción de la gestión ambiental.
  • En cuanto a la protección del medio ambiente, hay que señalar un tercer aspecto a tomar en consideración. Y es que, con la nueva versión de la normativa ISO 1400:2015, las empresas tendrán que cumplir con ciertos requisitos de compromiso.

De este modo, tendrán que tener ciertas iniciativas que sean proactivas para la protección del medioambiente ante sus posibles daños y degradaciones.

  • Por otro lado, se debe destacar la nueva versión en cuanto al desempeño ambiental. La normativa ISO lleva a cabo una aclaración en cuanto a que el significado material de una mejora continua es igual al progreso del desempeño ambiental.
  • En el ámbito de la comunicación se hace un especial hincapié en los niveles de estrategia. Con ello, se ha puesto una mayor intensidad en la comunicación, tanto en el ámbito externo como en el ámbito interno.
  • Por último, otro de los más relevantes aspectos que se deben tener en cuenta en esta normativa ISO se da en el enfoque del ciclo de vida.

Se ha urgido a las entidades a que extiendan el control que tienen, así como la influencia que pueden realizar en cuanto a los impactos ambientales. Los cuales deberán estar directamente relacionados con la utilización del producto y con el tratamiento existente cuando finaliza la vida, así como con la disposición final.

Análisis de contexto en la ISO 9001

Hasta ahora se ha venido hablando de la ISO 1400:2015. Pues bien, en cuanto a la 9001:2015 cabe destacar que se hace referencia al análisis de contexto, así como de las partes interesadas. Los puntos más importantes que deben tener en cuenta las organizaciones se expondrán a continuación.

  • En primer lugar, se pone especial relevancia en el incremento de los detalles en la gestión llevada a cabo por procesos.
  • Por otro lado, el enfoque de la normativa estará basado en el propio riesgo y en las oportunidades existentes. Esto quiere decir que la normativa ISO se va a utilizar como una herramienta de prevención en sí misma.
  • En lo referente a los objetivos de calidad, se deberán tener en cuenta todos los requisitos que le sean de aplicación. Es decir, no solo se tomarán en consideración los requisitos de producto. Asimismo, la normativa obliga a las organizaciones a realizar una planificación de forma reglada.

¿Qué se incluye en la planificación de los cambios?

1. Las comunicaciones con los clientes

Ahora, resultará obligatorio que se establezcan procesos reglados para llevar a cabo la manipulación y el tratamiento de la propiedad del cliente. También, se tendrán en cuenta para los requisitos de las acciones de contingencia.

2. Las compras

En las compras, deberá incluirse un control de los productos y de los servicios que las organizaciones vayan a suministrar al exterior. El control se extenderá a la gestión de las subcontratas.

En este sentido, las empresas estarán obligadas a determinar cuáles son las actividades que realizan posteriormente a la entrega y a regularlas y se deberán modificar elementos en cuanto a la revisión por la dirección.

Garantías de una exitosa transición de normas ISO

Las empresas que están realizando la transición están, por ahora, completando los primeros requisitos relacionados con la publicación de nuevas normas, esto es, la formalización de las mismas. Los clientes ya están analizando en qué situación se encuentran frente a los nuevos requisitos. De este modo, ya se están empezando a diseñar los planes específicos que necesitan para su adaptación.

El período de transición total ha sido de tres años y, por ello, la mayor parte de los clientes eligieron una transición en etapas para poder garantizar el éxito en la transición de normas ISO. Esto resulta una decisión acertada para el éxito, ya que lo que debe primar no es la velocidad sino la adecuación en las adaptaciones.

Además, para entender cuáles son las claves en el éxito de la adaptación, se debe tener claro lo que las nuevas normativas ISO están esperando de las organizaciones. Así, ha surgido una oportunidad para las empresas ante la mejora de sus sistemas.

Dos ejemplos clave de dicho progreso han sido tanto el análisis de contexto como el análisis del riesgo de oportunidades. Se podría decir que ambos aspectos resultan factores clave para que los cambios impacten de manera real en los resultados finales de adaptación de las empresas.

Los departamentos de las empresas que más deberán preocuparse por la transición de normas ISO serán los que tengan responsabilidad ante la calidad y el medio ambiente en la empresa.

No obstante, si se analiza desde la clave del éxito, deberá haber una gran implicación por parte de los mandos directivos y, por tanto, estos deberán realizar un período de formación. También, será de gran importancia en el ámbito externo el conocimiento de los consultores.

Igualmente, lo será para las personas que tengan algún tipo de interés en las áreas de calidad y/o de medio ambiente.

En la actualidad, todas las organizaciones deberán realizar un análisis exhaustivo de las nuevas versiones de la norma ISO 9001:2015 y de la norma ISO 1400:2015, ya que los contenidos publicados en ellas van a ser imprescindibles para que las empresas tengan un buen sistema de gestión.

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