Cómo acertar con el forecast de ventas

Un forecast de ventas es un elemento fundamental para conseguir los resultados esperados llevando a cabo tendencias que permitan tomar decisiones rápido

La puesta en marcha de un forecast es algo fundamental para la mayoría de empresas que requieren un volumen de ventas para encontrar la rentabilidad que les permita seguir creciendo. Sin embargo, existen muchos negocios estacionales que no venden el mismo volumen a lo largo del año.

En este sentido, el forecast es la herramienta que permite tener una estimación de lo que va a pasar en los próximos meses y facilita la toma de decisiones a nivel empresarial. No solo referente al volumen de producción que se debe tener para evitar stock, sino también a nivel de plantilla contratada para equilibrar el volumen de costes.

¿Qué es un forecast o previsión de ventas?

Es un instrumento que estima la demanda de un determinado bien o servicio por parte de una audiencia determinada en un período de tiempo concreto. Esta técnica facilita los pasos que han de seguirse por parte de la empresa. En este sentido, también es crucial tener en cuenta que cuando se pone en marcha un forecast este debe contener todo el proceso completo. Es decir, desde que se capta la atención de un determinado cliente potencial hasta que se consigue la transacción.

Por ello, se puede apreciar de forma cualitativa y también cuantitativa. Ambas guardan grandes diferencias. Generalmente, una previsión de ventas cualitativa es llevada a cabo por parte del personal de la propia empresa y se puede hacer a corto plazo. En cambio, cuando un forecast se plantea de forma cuantitativa se requiere el histórico de ventas con el que cuenta una compañía y, por ende, un período de tiempo más largo.

No obstante, sea cual sea el método que se acabe utilizando finalmente, es importante que en ambos casos se acaben publicando resultados veraces y plausibles. De esta forma, la empresa tendrá una visión mucho más veraz y clara de la situación en la que se encuentra y las medidas correctoras que se puedan aplicartambién serán mucho más lógicas y eficaces.

Factores que incluye un forecast

Además, también existen dos factores principales que son necesarios para acertar con un forecast de ventas. Por un lado, están las métricas tangibles, es decir, aquellas que se pueden medir. Las más destacadas son, por ejemplo, el histórico de ventas, todos los pedidos que han entrado en la empresa o aquellas entregas realizadas junto a las ventas conseguidas.

Sin embargo, en cuanto a los factores intangibles es importante que sean valorados por personal especializado de la propia empresa. En este caso se incluyen todas las ventas que se pretenden conseguir a través de estrategias de marketing determinadas. Por ejemplo, si una empresa va a llevar a cabo una feria especializada, todo lo que se pretende conseguir a través de dicha feria.

Incluso, entre los factores intangibles también se pueden incluir cuáles son los próximos movimientos que se prevé que sean llevados a cabo por la propia competencia. En cualquier pirámide DAFO, tanto las amenazas como las oportunidades vienen dadas por los pasos que hagan los propios competidores.

La importancia de un forecast

A nivel estratégico, trabajar la previsión de ventas y hacerlo de manera correcta es un elemento diferenciador para los resultados de la empresa, por diferentes razones:

La competencia también cuenta

No hay que olvidar que en cada mercado existen competidores que buscan el mismo objetivo. Por ello, entender bien la competencia permitirá contar con un forecast mucho más acurado y beneficioso. Factores como conseguir precios más competitivos que atraigan un número más grande de usuarios, o establecer servicios que marquen la diferencia.

Clientes más satisfechos

Al llevar a cabo una previsión de ventas, con elementos intangibles, también permite a la compañía acercarse de una manera mucho más clara al cliente. De esta forma, se consigue aumentar la tasa de conversión y el número de ventas. Además, la empresa es mucho más efectiva.

Por un lado, al conocer la demanda del consumidor se puede ser mucho más exacto a la hora de llevar a cabo un cálculo del volumen de ventas que pueden necesitar. Así, se permiten reducir costes por stock y también optimizar los recursos y el trabajo en la infraestructura. Al reducir el margen de error también se evitan situaciones de riesgo.

Elegir correctamente la cuota de mercado

A veces no es tan importante el producto que se quiera vender como dónde se pretende vender dicho producto. En este sentido, la asignación de territorios, las cuotas que tendrá cada uno de los comerciales, así como los rendimientos laborales que se vayan a ofrecer. En este sentido, cualquier estructura de ventas tendrá un mucho mejor funcionamiento.

Los datos más importantes que deben incluirse

Otra de las claves para acertar con un forecast de ventas es elegir correctamente los datos que se van a incluir en el mismo. Por ello, es necesario que se encuentren aquellas tendencias a partir de un histórico de ventas o de otros datos, que permitan establecer un período de repetición que permita tomar decisiones fidedignas. Al mismo tiempo, también permitirá tener una visión de la compañía de una forma macro y analizar la situación en la que se encuentra.

Todos los responsables del producto también podrán establecer las medidas correctoras que consideren oportunas de una forma mucho más acurada. Además, en base a los resultados que salgan de esta previsión también será posible establecer nuevas propuestas de negocio que puedan ser interesantes y rentables. Por otro lado, este forecast también proyectará aquellos productos o servicios que no estén obteniendo los resultados deseados y, en base a eso, poder tomar las decisiones oportunas.

Los niveles de materia prima y de inversión en diferentes áreas como el marketing también deben ser proyectadas a través de un forecast. Así se podrán evaluar también las diferentes opciones para ser mucho más productivos y eficientes. A la hora de ordenar los datos, también se deben tener en cuenta diferentes variables. Por un lado, hay que entender lo que necesita el personal que va a leer dicho forecast, comopueden ser los jefes de ventas o de diferentes departamentos.

Al mismo tiempo, hay que contemplar el nivel de profundidad que se va a llevar a cabo a dicha previsión. Esto es importante en todos los sentidos. Un forecast demasiado superficial puede no ser efectivo, pero, al mismo tiempo, ser demasiado profundo puede confundir su lectura. No hay que obviar que, hoy en día, el trabajo en la compañía acostumbra a ser cruzado, es decir, incluyendo diferentes departamentos que están interconectados. Por ello, nunca debe dejar de incluirse información que sea propia de todos los departamentos implicados.

Otro de los datos que no deben dejar de incluirse en un forecast son los informes estadísticos externos en la empresa, especialmente porque actualmente cualquier compañía opera en un ecosistema interconectado con otras esferas. Por ello, a la hora de planificar la venta de un producto o buscar nuevas líneas de negocio será una información fundamental. El formato en el que se expresen todos estos datos debe ser fácil de entender para no perder tiempo.

Las mejores prácticas para elaborar un forecast

Al mismo tiempo, también es importante incluir este decálogo de buenas prácticas para ser efectivosantes, durante y después de la elaboración de una previsión de ventas. Por un lado, hay que poner mucha atención a los métodos estadísticos que se vayan a elegir. Si se sigue esto al pie de la letra, el informe final que se vaya a analizar será mucho más objetivo y, por ende, las decisiones que vayan a tomarse también serán mucho mejores.

A la hora de insertar un histórico de ventas, si se utilizan estimaciones matemáticas, las estimaciones también serán mucho más exactas. Cuando se aplica este sistema, básicamente se proyecta en gráficos las diferentes tendencias. Así, se detecta cómo las campañas de marketing han podido afectar al público objetivo o cómo una decisión económica por parte del sistema también ha afectado al volumen de ventas.

A la hora del informe, todos los diferentes departamentos de la empresa deben estar incluidos. Se trabaja como un equipo de forma colaborativa y debe ser necesario entender cómo la decisión de uno puede afectar a la totalidad de la empresa. Por ejemplo, una mala campaña por parte del equipo de comunicación o de marketing tendrá repercursión en el departamento de ventas o en la cadena productiva, ya que la demanda se verá claramente afectada. Por otro lado, la creación de escenarios what if es muy interesante cuando se quieren llevar a cabo proyecciones. Es necesario que se hagan estimaciones poniendo de manifiesto diferentes situaciones que podrían pasar.

La elaboración de un forecast de ventas se sigue confirmando como una herramienta de marketing con una alta tasa de éxito. El ascenso de estrategias big data permite previsiones mucho más exactas y efectivas. Para su éxito es necesario incluir todas las esferas de la empresa. De esta forma, las decisiones que se tomen serán en base a una variable objetiva y, por tanto, tendrán mucho más sentido consiguiendo enormes beneficios en los resultados trimestrales que se vayan a obtener.

 

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