El rol estratégico y táctico en la coordinación de los programas de formación

El rol estratégico y táctico en la coordinación de los programas de formación

Cualquier curso de formación es el final de un proceso en el que los potenciales participantes deben jugar un papel protagonista, desde sus fases iniciales de análisis de necesidades hasta incluso después de la impartición de la acción formativa.

En este artículo nos vamos a centrar en el papel de los coordinadores de programas de formación y desarrollo dada su importancia a lo largo de todo el proceso de aprendizaje. Por desgracia en ocasiones no se les presta la suficiente atención, es frecuente observar que se concentran los esfuerzos en el diseño de contenidos y en la metodología a seguir durante el curso y se escatiman recursos en tareas de coordinación y logística de la formación.

Coordinación

Los coordinadores de programas y planes de formación desarrollan un trabajo estratégico en diferentes responsabilidades:

  • Dirigir el proceso de evaluación de necesidades y expectativas de los potenciales participantes y, si se trata de una formación corporativa, considerando las necesidades de la organización a través de sus directivos.
  • Seleccionar a los participantes según su nivel de conocimientos y experiencias previas, de manera que los grupos tengan cierta homogeneidad para facilitar su aprendizaje.
  • Negociar y asegurar la correcta gestión de los recursos y el presupuesto disponible, así como explorar y gestionar posibles subvenciones, patrocinios o incentivos al plan de formación y desarrollo.
  • Seleccionar los proveedores más adecuados en función de las necesidades detectadas y los recursos disponibles.
  • Coordinar a los diferentes profesores que participan en el programa de formación para evitar posibles solapes y fomentar su complementariedad.
  • Estimular el papel de los profesores y de los responsables de la organización como facilitadores del proceso de aprendizaje, en el que cada vez el alumno es más protagonista y en el que se impone el modelo de aprendizaje universal y colaborativo.
  • Evaluar la eficiencia y la eficacia del proceso de formación, para lo que se recomienda utilizar un modelo holístico de evaluación. Un modelo global que no se centre sólo en el nivel de satisfacción del alumno al acabar el curso, sino que evalúe de manera continua las diferentes fases del proceso: durante el diseño de contenidos, durante la impartición del curso, al finalizarlo, e incluso semanas o meses después, que es cuando realmente se debe medir el impacto de la acción formativa.
  • Asegurar la implantación de las posibles mejoras detectadas a través de la evaluación en futuras repeticiones de cualquier acción formativa.
  • Estimular el uso de metodologías innovadoras y el diseño de planes de acción para la aplicación de los aprendizajes adquiridos durante el curso.

Logística

Después de analizar el rol estratégico del coordinador de formación a continuación se analiza su rol más operativo, el relacionado con todos los detalles tácticos y logísticos que se deben planificar y controlar desde el inicio del proceso de formación. En esta línea podemos destacar las siguientes responsabilidades:

  • Explicar de manera previa al curso los detalles administrativos y de recursos, así como el funcionamiento de las instalaciones, del aula o del campus virtual.
  • Garantizar que las acciones formativas no se solapan con periodos de mucho trabajo, festividades o vacaciones.
  • Seleccionar los emplazamientos y alojamientos adecuados, tanto para las instalaciones donde se desarrolla la formación como para los lugares de descanso de los participantes si el curso es residencial.
  • Garantizar la disponibilidad de los equipos informáticos y el material necesario para la adecuada impartición de los programas.
  • Coordinar durante el curso los desplazamientos colectivos de los alumnos para fomentar el espíritu de equipo en el colectivo participante en la formación.
  • Enviar con antelación a los participantes del curso la información detallada sobre el mismo, así como algunas lecturas o practicas previas que sirvan para introducir a los participantes en la materia e incluso para igualar su nivel de conocimientos y experiencias.
  • Estar pendiente y disponible para reaccionar ante cualquier incidencia que pueda surgir durante la formación.
  • Felicitar, si procede, a los instructores y participantes por el correcto desarrollo del curso según el programa previsto.

Responsabilidades específicas asociadas a la formación on line

Además de las responsabilidades estratégicas y logísticas comentadas anteriormente existen otras asociadas a los programas de formación on-line o virtuales: 

  • Cuando los programas de formación a distancia se alojan en campus virtuales el coordinador juega también un importante papel a la hora de homogeneizar la presentación de los contenidos de cada asignatura a los alumnos. Esta labor es muy importante para facilitar al alumno una rápida navegación a través de los diferentes contenidos y recursos disponibles en cada curso.
  • El coordinador también debe asegurar el correcto back-up periódico de la plataforma on line para poder restaurarla a partir de la última copia de seguridad en caso de una ída del sistema de gestión del aprendizaje, conocido como LMS (Learning Management System) o campus virtual.
  • El progresivo uso de las videoconferencias en directo requiere que el coordinador se asegure de no exceder el número de participantes simultáneos permitidos por la plataforma y realice las pruebas técnicas pertinentes antes del comienzo de la misma.
  • En las videoconferencias o webinars con numerosos asistentes es conveniente que alguna persona ayude al profesor ordenando los debates y administrando y procesando las encuestas y evaluaciones que se quieran establecer con los alumnos. 

Como hemos tratado de exponer en este artículo tan importante como diseñar programas de formación y desarrollo alineados con la estrategia de la organización es no escatimar recursos en los aspectos tácticos asociados a la impartición del programa.

De hecho existen casos en los que un curso, que en ocasiones previas recientes había resultado ser excelente, acabó siendo un fracaso por no prestar atención a determinados aspectos logísticos, tales como el alojamiento, los desplazamientos, la convocatoria, …  por no hablar de fallos técnicos en el campus virtual o en los sistemas y equipos necesarios para desarrollar la acción formativa.

Dada la cantidad de aspectos estratégicos, tácticos y logísticos que intervienen en los programas de formación y desarrollo es imprescindible el rol del coordinador o equipo de coordinación para garantizar el éxito en el proceso de aprendizaje.

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