Herramientas para la gestión de proyectos

Herramientas para la gestión de proyectos
Gestionar y mantener la productividad de los proyectos ahora es mucho más sencillo con las nuevas tecnologías y las herramientas de gestión de proyectos

Gestionar varios proyectos y mantener la productividad no es una tarea fácil para un director de proyecto. Sin embargo, con la ayuda de las nuevas tecnologías este proceso se puede simplificar. Varias herramientas para la gestión de proyectos han sido desarrolladas, y ayudan mucho a los project managers a tener todos los aspectos clave del proyecto controlados en un mismo espacio.

La mayoría de estas herramientas son gratuitas, o tienen un plan gratuito que puede ser mejorado con un plan premium de pago. Muchas incluyen la posibilidad de probarlas de forma gratuita durante un periodo de tiempo (por lo general 15 días o un mes). Todas se caracterizan por tener una gran variedad de funcionalidades y suelen ser muy intuitivas para los usuarios, para ofrecer un fácil y rápido manejo y no perder el tiempo. Como es lógico, las funcionalidades de los planes gratuitos están muy limitadas, pero muchas de ellas pueden ser totalmente funcionales sin tener que llegar a planes premium.

Muchas de estas herramientas además son multiplataforma, lo que significa que se pueden consultar desde un ordenador de sobremesa, una tablet o un smartphone. Esto ayuda a que el director de proyecto y los empleados o colaboradores tengan siempre a mano toda la información referente a sus proyectos y tareas.

Lo más importante de estas herramientas es que el director de proyecto tiene al alcance de su mano toda la información que necesita sobre su proyecto: tareas, personas, recursos, tiempos… Esto facilita su labor y gestión diaria, ayudándole a aumentar su productividad y la eficiencia de los proyectos.

Herramientas para gestión de proyectos

Una de las project management tools más conocidas a nivel mundial es Trello. Su sencillez y facilidad de uso la hacen la ideal para comenzar a gestionar proyectos con herramientas de software. Su diseño es muy visual: los proyectos y tareas se organizan en tableros a los que se pueden añadir colores, etiquetas y fechas de entrega para tenerlo todo controlado, además de poder asignar las tareas a los miembros del equipo. En estos tableros se pueden añadir fichas con tareas. Un uso muy habitual de esta herramienta es tener tres tableros: uno para las tareas pendientes, otro para las tareas en progreso y otro para las tareas completadas.

En este sentido del flujo del trabajo, también existe la herramienta KanbanFlow, basada en la metodología Kanban. Esta permite controlar de un solo vistazo en qué estado se encuentra el proyecto y sus tareas. Pero no solo eso, sino que también mide el tiempo que se dedica en cada tarea para luego poder hacer estimaciones y organizar mejor los proyectos. También permite el trabajo colaborativo y en equipo.

Slack es otro tipo de herramienta que sirve para crear un espacio virtual de trabajo. Con ella, los empleados pueden colaborar y compartir información entre ellos. Se pueden crear conversaciones en grupo o en privado y enviar archivos a través de ellas, lo que ahorra una gran cantidad de emails y mantiene depejadas las bandejas de correo. Esto evita que los emails y archivos se queden en el olvido porque hayan entrado otros correos después, bajando su posición en la cola. También permite su integración con herramientas de gestión de archivos, como Drive y Dropbox, para poder compartir y modificar los documentos directamente desde Slack.

Otra de las grandes elegidas para la gestión de proyectos es Asana. Se trata de una herramienta que permite tener organizados varios proyectos, cada uno con su lista de tareas por hacer y una barra de progreso, y que también cuenta con la utilidad de conversaciones internas. Por lo tanto, ayuda a mantener organizados los proyectos y a ahorrar espacio en las bandejas de correo. Además, también tiene una funcionalidad de gráficos para ver mejor el progreso en los proyectos y la posibilidad de integrar herramientas de control de tiempo para ver cuánto tiempo se dedica a cada tarea.

En esta línea, también existe la herramienta BaseCamp, aunque su uso está menos extendido por dos razones. La primera es porque no permite la gestión del tiempo, y la segunda porque solo está disponible en inglés. Sin embargo, es una de las más completas, ya que permite la integración de la gestión del proyecto y de las comunicaciones de manera interna, de modo que el uso del email se hace innecesario. La interfaz cuenta para cada proyecto con un área de comunicaciones, una de miembros, una de tareas y una de documentos, y todas ellas están completamente integradas y sincronizadas.

Otra herramienta cada vez más utilizada es Facebook Workplace. El gigante de las redes sociales lanzó esta herramienta que tiene un aspecto y una funcionalidad muy parecida a la red social, por lo que los usuarios ya están acostumbrados a ella. En esta herramienta se pueden crear grupos de trabajo públicos o privados, se pueden programar reuniones y hacer llamadas de voz y vídeo para hacer más flexible el trabajo. Hay que mencionar que el perfil de esta herramienta está del todo disociado con el perfil en la red social, para mantener la vida laboral y la personal siempre separadas.

Por otro lado, está la herramienta Float, ideal para agencias y estudios. Se trata también de un software muy flexible diseñada para el director de proyecto. Permite su integración con otras herramientas de gestión y está ideada para programar el equipo de trabajo. Su función principal es la de gestionar la carga de trabajo y los horarios de los empleados y colaboradores.

Otra gran herramienta para gestión de proyectos es Resource Guru, que permite con una visual vista de calendario tener controladas las tareas del proyecto. Muestra en todo momento en qué tarea está invirtiendo el tiempo cada empleado, permitiendo así al project manager saber la disponibilidad de todos los colaboradores para nuevas tareas. También permite hacer reservas y citas para reuniones, y para evitar conflictos entre ellas, incluye una funcionalidad de lista de espera de reservas: cuando coincidan dos, una de ellas pasa a la lista y se activa cuando haya terminado la anterior. Por último, cada miembro del equipo tiene su propio panel, distinto al del director, donde se muestran sus tareas y sus reservas, para ayudarle a planificarse.

Para desviarse de la vista calendario, hay otras herramientas de gestión con la vista del diagrama de Gantt. La primera de ellas es Paymo, que ayuda a gestionar proyectos de principio a fin. Esta herramienta cuenta con distintos módulos que permiten la gestión del tiempo, la programación de recursos, realizan informes detallados del proyecto, e incluso ayudan con la facturación. Además, permite el trabajo colaborativo entre varias personas y equipos, actuando como una especie de red social del proyecto.

Otra herramienta con vista de diagrama de Gantt es Saviom, que actualmente usan grandes empresas como DHL, PxC o Siemens. Permite programar en tiempo real recursos y rastrearlos, además de crear informes de previsión muy completos. También incluye funcionalidades muy variadas: gestión de licencias, capacidad, tiempo y costes. La gran ventaja que ofrece a grandes empresas es que es un software muy configurable y que se puede integrar con una gran cantidad de herramientas distintas.

Herramientas para gestión de tareas

La primera de ellas es Wunderlist, que se asemeja mucho en funcionalidad y diseño a Trello. Sin embargo, no se considera una herramienta para gestión de proyectos, sino de tareas, porque no permite asignar colaboradores o usuarios a las tareas. Es una herramienta perfecta para hacer listas de tareas y establecer recordatorios para no olvidar nada.

En esta misma línea está Evernote. Permite hacer listas de tareas y programar recordatorios, pero no solo eso. También permite enviar notas por email o capturar cualquier cosa que se encuentre por la red, para tener almacenados los descubrimientos que se hagan al navegar por Internet.

Remember the milk es otra de las herramientas para gestión de tareas más utilizadas por su interfaz visual. A diferencias de las dos anteriores, incorpora algunas funcionalidades adicionales: permite compartir tareas con otros usuarios y también sincronizarse con otras herramientas, como Microsoft Outlook para el correo electrónico, un smartwatch, o IFTTT (una herramienta que permite automatizar procesos y crear alertas).

Sin embargo, para la gestión de tareas y citas, una de las mejores opciones es usar las herramientas de Google. Con Google Keep se pueden hacer notas y listas de tareas para no perder nada de vista, y con Google Calendar tener organizadas todas las citas, reuniones y fechas de entrega. Con Google Docs y Google Drive se pueden tener compartidos con todos los miembros del equipo los documentos clave, y todos pueden entrar a la vez a editarlos para que no se pierda nada de información con las sincronizaciones.

Existe una gran variedad de herramientas para gestión de proyectos que ayudan a aumentar la productividad en las empresas y grupos de trabajo. Elegir una o varias de ellas dependerá de las necesidades específicas de cada equipo y cada proyecto. Lo importante es encontrar la que mejor se adapte y empezar a usarlas pronto, para poder beneficiarse de sus ventajas y aumentar la eficiencia cuanto antes.

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Comentarios (1)

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María

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¡Qué interesante! Muchas gracias por la información. En nuestra empresa llevamos bastante tiempo utilizando kanbantool.com/es/ y estamos satisfechos. ¡Se lo recomendamos a todos! Es una herramienta fácil de usar. Sirve para gestionar proyectos organizando mejor las tareas. ¡Saludos!

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