La gestión del tiempo

La gestión del tiempo
Gestión del tiempo: obstáculos, ladrones de tiempo, herramientas de gestión... Es importante detectar el problema, informarse sobre el tema y actuar.

La gestión del tiempo es un tema muy interesante en todos los ámbitos debido a que aporta grandes beneficios a aquel que lo consigue dominar. La persona que no consigue gestionar adecuadamente su tiempo ve cómo no aprovecha sus capacidades al máximo en su empleo y no disfruta de su tiempo libre plenamente. Lejos de tratarse de un mero asunto de eficiencia (que también lo es), la gestión del tiempo lo impregna todo, de modo que puede llegar a:

  • Afectar las relaciones personales.
  • Influir en la autopercepción.
  • Incrementar los niveles de estrés y ansiedad.

Algunos conceptos interesantes

Es importante aclarar algunos conceptos antes de entrar en materia.

Eficaz y eficiente

A pesar de que muchas personas los usan indistintamente, son diferentes. Eficaz hace referencia a la capacidad de realizar lo que se espera. Por otra parte, eficiente introduce el concepto de ‘economía de medios’: hace lo que se espera, pero de forma económica. Esta economía puede ser de cualquier tipo de recurso, en este caso, se refiere a la economía de tiempo.

Más trabajo

Una correcta gestión del tiempo no es hacer las cosas más deprisa, ni pasa por dedicar más horas a la tarea en cuestión. Generalmente el tiempo real dedicado a algo suele ser suficiente, el problema es que se van añadiendo pequeñas fracciones de gasto de tiempo que no se controlan.

Las personas con más responsabilidad no tienen necesariamente que trabajar más para dar ejemplo: trabajar más horas no implica que el tiempo esté bien gestionado, en ocasiones, significa todo lo contrario.

Urgente e importante

Las tareas urgentes: requieren acción inmediata para evitar determinadas consecuencias. Algo urgente sería la entrega de un proyecto con fecha límite.

Las tareas importantes: lo son por su conveniencia, por su entidad o el significado global de las consecuencias de sus efectos. Algo importante serían las actividades de planificación. No son urgentes, pero es vital llevarlas a cabo.

El mito del control

Es frecuente pensar que, para que las cosas salgan como es debido, debe realizarlas uno mismo. Es un error ya que, no solamente no es cierto (puede realizarlo otra persona, esto se ve cuando alguien sufre un accidente o enfermedad y ha de ser sustituido), sino que puede hacer que otras tareas se vean afectadas negativamente.

Obstáculos en la gestión del tiempo

Existen determinadas acciones que pueden entorpecer la habilidad de gestionar el tiempo. Por ejemplo:

Excesivo perfeccionismo

Es bien cierta la afirmación: “Más vale hecho que perfecto”. La excelencia es un valor al que aspirar en el trabajo, pero no debe ser una obsesión. Cuando una persona perfeccionista insiste en repasar, rehacer, completar, mejorar, etc., un trabajo, no está haciendo sino desperdiciar su tiempo. La cantidad de tiempo que dedica a mejorarlo no suele ser proporcional a la mejora obtenida y de este modo se está restando tiempo para otras actividades.

No saber establecer prioridades

Al realizar primero tareas que no son tan importantes, el individuo se encuentra con que al final de su jornada existen tareas importantes sin terminar que está obligado a acabar. De esta forma, estira su jornada laboral y sufre estrés por pensar que no va a cumplir los plazos. Priorizar habría evitado esto.

Ocupar demasiado el horario

Aunque suene contradictorio, se gestiona mejor el tiempo sin rellenarlo con actividades sin fin. La razón es que una persona que trabaja sin descanso continuamente, en algún momento sufre agotamiento físico y/o mental y deja de poder rendir adecuadamente.

No saber decir que no

Tanto en el ámbito laboral como en el personal, el no saber parar a tiempo a otras personas (sus peticiones), hace que se pierda el control del tiempo. Una persona que tenía correctamente organizado su horario lo ve desestructurado por hacer un favor a un compañero o superior. O quizá, en el ámbito personal, ve reducido su valioso tiempo de ocio por no saber decir que no a una actividad que, realmente, no le aporta nada.

No ser puntual

Muchas personas no conceden a este punto la importancia que merece. Piensan que, al llegar tarde, simplemente tienen que compensar el horario saliendo un poco más tarde o trabajando más deprisa. La realidad es que, tras esta acción, encontramos una espiral de desorganización del tiempo: cada día gestionará peor su tiempo libre porque ha tenido que salir más tarde, lo que le “permite” entrar más tarde al día siguiente (en compensación por el perjuicio en su vida personal).

La falta de concentración

Aunque esta cualidad dependa un poco de las características personales, lo cierto es que se puede potenciar o combatir y depende, más bien, de la conciencia sobre el problema y el actuar en consecuencia.

No establecer correctamente los horarios

Este apartado no hace referencia más que a la imposibilidad, en ocasiones, de presupuestar el tiempo de manera objetiva, como creer que se pueden realizar más tareas en determinado tiempo de las que se puede, realmente.

Postergar la toma de decisiones

En ocasiones, se piensa que tomar decisiones implica meditar muy bien todos los aspectos, informarse muy bien, consultar a personas que puedan orientar sobre el tema, etc. Esto hace que se perciba la toma de decisiones como un proceso largo, tedioso y que requiere mucho tiempo, así que se pospone dicha decisión. La realidad es que el no tomar una decisión pronto puede hacer que la toma de decisiones sea muy poco eficaz: nunca se va a saber todo lo que se quisiera conocer para tomar la mejor decisión.

No saber en qué se ha invertido el tiempo

Por lo general, cuando se consulta a una persona en qué ha invertido su tiempo, no sabe qué contestar. Se suele improvisar, ir haciendo lo que más o menos estaba establecido e ir improvisando.

Hacer varias cosas a la vez

No hay imagen que de impresión de más eficiencia que la de una persona que hace muchas cosas a la vez, de manera rápida. La realidad es que hacer varias cosas a la vez agota mental y físicamente y hace que la persona esté menos atenta. Esto implica que: se presta menos atención, se cometen más errores y, con frecuencia, se debe repetir el trabajo o parte de él.

Ladrones de tiempo

Directamente relacionados con lo anterior, existen algunos ladrones de tiempo que juegan en contra de la productividad y se deben controlar:

  • Disciplina personal: es el primer punto a trabajar. Es necesario controlar la puntualidad, el respeto de lo marcado en un horario, las distracciones, etc.
  • Reuniones: es importante realizar solamente las imprescindibles y que se lleven a cabo con un orden del día que no permita que se vaya de un tema a otro. En caso de que haya personas que no se vean afectadas por determinados puntos, deben poder volver a su trabajo.
  • Correos y similar: se debe reservar un tiempo determinado a esta tarea y contestar solo lo imprescindible. Es muy útil tener un documento redactado previamente del que valerse para algunas respuestas.
  • Visitas no planificadas: es mejor emplazar al visitante al momento que sea más apropiado.
  • Desorden: se invierte menos tiempo en tener todo ordenado siempre que en ordenar cuando se necesita encontrar algo importante. Además, se trabaja mejor en un entorno ordenado.
  • Comunicación de baja calidad: si se mandan comunicaciones poco claras por no dedicar tiempo suficiente a redactarlas correctamente, se corre el riesgo de tener que invertir más tiempo en aclarar mensajes o corregir resultados indeseados.

Herramientas y recursos para la correcta gestión del tiempo

Una vez que se conocen los obstáculos y los ladrones de tiempo, es el momento de la acción, aplicando las medidas necesarias para conseguir gestionar el tiempo correctamente. Esto tiene como consecuencias directas: aumento de la eficiencia, mejora de la percepción del puesto de trabajo y del tiempo libre, en general, y reducción del estrés y la ansiedad. A continuación, algunas herramientas de gestión:

Ordenar el espacio de trabajo

Preferiblemente, cuando acabe la jornada de trabajo, se debe recoger todo. La razón es tan sencilla como que cinco o diez minutos al final del día evitan el gasto de mucho más tiempo en el futuro.

Planificar el tiempo

Para gestionar el tiempo hay que saber qué tiempo se tiene, qué tareas hay que hacer y repartirlas correctamente. Esto implica:

  • Establecer los objetivos laborales (o personales).
  • Priorizar las tareas en función de esos objetivos y no llenar la agenda al máximo, pues siempre surgen imprevistos.
  • Si resulta complicado asignar tiempo a alguna tarea por ser demasiado grande, es muy útil descomponerla en pequeñas tareas.

Aprender a delegar

A veces no se pueden atender todas las tareas que deben ser realizadas en un periodo de tiempo (para esto habrá que haberse realizado la planificación previamente), se debe delegar.

Controlar el cumplimiento diario

Una vez que finalice el día, es fundamental ver si se ha cumplido o no lo que se había establecido. Esto sirve para comprobar si se va por el buen camino o hay que introducir mejoras.

Identificar tus propios ladrones de tiempo

Imprescindible para garantizar el éxito de tus planificaciones.

La realidad es que las acciones a llevar a cabo para poner solución a este problema no son excesivamente complicadas, como se ha podido ver. Lo importante es ser consciente de que existe un problema y tomar cartas en el asunto lo antes posible.

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