La metodología ZTD (Zen To Done) como variante abreviada del método GTD (Getting Things Done)

La metodología ZTD (Zen To Done) como variante abreviada del método GTD (Getting Things Done)
Zen To Done es un método innovador desarrollado a partir del sistema Getting Things Done con el que organizar una multiplicidad de eventos rutinarios

El método Zen To Done, creado por Leo Babauta, aparece como una respuesta al sistema de productividad "Getting Things Done". Su objetivo es ayudar a la gente a elevar sus niveles de productividad a través de la creación e incorporación progresiva de 10 hábitos de vida sin perder de vista la sencillez y la accesibilidad.

Las diferencias del ZTD con el método Getting Things Done

Tras observar y analizar la metodología propuesta en el sistema GTD, Babauta se da cuenta de que este sistema plantea cinco problemas que dificultan la integración de los hábitos y sistemas sugeridos de forma permanente. A partir de ellos, plantea cinco soluciones que funcionan como los cinco pilares sobre los que se sustenta el Zen To Done

Problema 1: El GTD sugiere coordinar una serie de hábitos al mismo tiempo

Es posible que durante las primeras semanas quien practica este método por primera vez se vea intentando implementar muchos cambios a la vez. Al no existir un método para conseguirlo, puede desanimar al individuo e impedir que progrese en su objetivo.

Esto supone una barrera de entrada en sí misma, ya que aprender y a adaptarse a una forma completamente diferente de hacer las cosas requiere un método y un tiempo que el sistema GTD no ofrece.

Como respuesta, el ZTD propone un sistema en el que los hábitos se van adoptando progresivamente de uno en uno o, como mucho, de tres en tres. Esto facilita que el periodo de transición sea más sencillo y las mejoras sean progresivas. Descomponer las tareas en otras más pequeñas es la clave para llegar a convertirlas en hábitos reales.

Problema 2: El foco no se pone en el hacer

Pese a que la traducción literal al castellano del método Getting Things Done es "haciendo cosas", en realidad este sistema se centra más en las fases de capturar y procesar las tareas que en hacerlas. 

El Zen To Done se preocupa de todo lo contrario: completar las tareas pendientes de forma simple y relajada. Además de ofrecer un método para conseguir una mejor productividad, hace hincapié en que quien lo sigue debe quedarse con aquello que le funciona y descartar el resto.

Problema 3: Falta de estructura

Al intentar hacer el mayor número de cosas posibles, el método GTD se centra más en completar tareas continuamente que en asignarles prioridades. Esto puede parecer confuso a quienes intentan practicarlo; pueden encontrarse ante una situación de desgaste mental al ver que todo tiene la misma prioridad e importancia.

El ZTD tiene un enfoque opuesto en este sentido. Utiliza la planificación y le asigna un mayor peso a las tres tareas más importantes del día. De esta manera, se consigue poner el foco en lo importante, lo que resulta más gratificante a quien lo practica.

Problema 4: La dificultad de gestionar el estrés

Como consecuencia de un listado de tareas que evoluciona sin control, poner atención a todo lo que va llegando puede acabar generando frustración y estrés. No discriminar entre tipos de tareas y su prioridad acaba generando sensación de inabarcabilidad y, en consecuencia, desmotiva al sujeto.

El Zen To Done, por el contrario, sugiere eliminar aquellas actividades no esenciales para facilitar centrarse en lo importante.

Problema 5: La falta de objetivos

Como ya se ha visto, el Getting Things Done es un método de mejora de la productividad personal que se centra en la ejecución masiva de tareas sin prestarle atención al impacto que generan en el resultado global. De nuevo, la falta de objetivos claros puede desembocar en frustración y desmotivación.

La solución que plantea el ZTD es establecer objetivos para el día y la semana para favorecer la perspectiva sobre los logros conseguidos. En consecuencia, ayuda a quien lo practica a mantenerse centrado en aquello que quiere conseguir y motivado al ver que cumple con sus propósitos.

Cuáles son los métodos de mejora de la productividad personal que propone el Zen To Done

Como se ha mencionado en el principio, aunque el sistema se basa en diez pasos, se diferencia de otros métodos de mejora de la productividad personal en que sugiere ir convirtiéndolos en hábitos de forma progresiva.

En periodos de 30 días se pondrá en práctica al menos uno de los pasos (como máximo, dos o tres). Babauta estima que en este periodo de tiempo se desarrolla el hábito, por lo que será más sencillo incorporar nuevos elementos al sistema de trabajo.

También es importante subrayar que los cuatro primeros son los más importantes y en los que el individuo se tiene que centrar en dominar para después ir incorporando el resto de puntos. La flexibilidad es un aspecto muy importante de este sistema de productividad, por lo que también se recomienda prescindir de aquellas recomendaciones que no funcionen para el individuo.

Los pasos recomendados son los siguientes:

1. Capturar o recopilar

Implica ir siempre con un sistema encima para anotar cualquier tarea o idea para ejecutar que se le pase por la cabeza al individuo. El soporte puede ser un pequeño cuaderno o la aplicación de notas del teléfono. El único requisito fundamental es que el sistema elegido siempre esté a mano y se consulte con regularidad.

Esta tarea es importante, ya que anotando las actividades pendientes se está dando el primer paso para materializarlas. Además, según el ZTD, escribir listas de tareas e ideas en un sitio donde se vayan a revisar ofrece la tranquilidad de saber que existe un mecanismo de control que ayudará a liberar la mente de preocupaciones innecesarias.

2. Procesar

Para este método, procesar significa revisar al menos una vez al día la lista de tareas y trabajos pendientes. Estos pueden venir a través del listado en papel o por el teléfono, la bandeja de entrada de correo electrónico, etc. Al procesar las tareas pendientes, se pueden tomar cinco decisiones:

  • Hacerlo, si el desarrollo requiere menos de dos minutos.
  • Eliminarlo, si es algo irrelevante.
  • Delegarlo. Si alguien lo puede hacer por el responsable, este se olvidará de este pendiente.
  • Archivarlo. Esto se utiliza cuando se sabe que la tarea puede aportar valor, pero uno no va a ser capaz de realizarla en el corto o medio plazo.
  • Ponerla en el calendario para hacer en la fecha que le corresponda. Esto sirve para cosas periódicas, como liquidar los impuestos de un autónomo o presentar la declaración de la renta.

3. Planificar

Consiste en crear una estrategia para el día y la semana identificando cuáles son las tareas más importantes que hacer. El método sugiere seleccionar hasta tres y darles prioridad para terminarlas lo antes posible.

4. Hacer

Aunque este punto es bastante autoexplicativo, el cómo es tan importante como el qué. Para conseguir optimizar la productividad personal, hay elegir una tarea y centrarse en ella, eliminando todas las distracciones posibles, como mensajes de correo electrónico, llamadas, etc.

5. Crear listas sencillas y fiables

Aunque este punto tiene en común con el método Getting Things Done la elaboración de listas de tareas pendientes organizadas por cada aspecto de la vida (trabajo, casa, familia, etc.), el ZTD sugiere que estas listas sean lo más simples posibles.

6. Organizar

Para poder estar sobre todas las tareas pendientes y evitar que las listas de tareas estén fuera de control, es importante crear un sistema de organización que permita gestionar toda la información de manera sencilla. Todas las actividades pendientes que entren a través de la bandeja de entrada del correo, el teléfono o los sistemas de capturas se han de pasar a las listas organizadas por contexto.

Es importante darle prioridad a la organización de tareas y evitar dejarlas para luego para evitar el efecto bola de nieve.

7. Revisar

Al menos una vez a la semana se han de comprobar los progresos en los objetivos semanales, mensuales y anuales. También son recomendables las comprobaciones trimestrales y anuales que permitan al individuo ver cómo sus progresos le acercan a sus objetivos vitales.

8. Simplificar

Manteniendo los listados de pendientes y compromisos lo más sencillos posibles se tiene una mejor perspectiva de las prioridades y se previene el estrés. Por este motivo, es recomendable dedicar tiempo diariamente a analizar aquellas tareas de la rutina que puedan eliminarse o hacerse de forma más sencilla.

9. Crear y mantener rutinas

Crear rutinas ayudará en el medio plazo a poner en piloto automático la mayor parte de actividades repetitivas. Esto ayudará a quien practica el método a dedicar su atención a aquellas tareas que son relevantes. Revisar los listados siempre a la misma hora o procesar la información de forma sistemática eliminará estrés y permitirá centrar la atención en el desempeño de los objetivos.

10. Poner pasión al hacer el trabajo

Este punto nace de la creencia de que, si haces cosas que te apasionan, nunca las dejarás para después. Por ello, hace hincapié en dedicar tiempo a pensar en las cosas que apasionen al individuo y le anima a buscar un desarrollo profesional en este sentido. De esta manera, mejorará la productividad, ya que las tareas serán, al mismo tiempo, recompensas.

En definitiva, el método Zen To Done sugiere crear un sistema de trabajo donde el registro de las cosas por hacer, la simplificación de los procesos y la revisión del progreso sean los ingredientes claves para una productividad personal extraordinaria.

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