Las claves de la gestión del tiempo

Las claves de la gestión del tiempo
Para una correcta gestión del tiempo es fundamental identificar los ladrones de tiempo que están afectando a lo largo de la jornada y, luego, actuar

La gestión del tiempo es algo que preocupa, quien más, quien menos, a todo el mundo. Al más organizado y al que le cuesta organizarse. Parece que siempre se escapa, por bien que se estructure todo. Conseguir gestionarlo de manera óptima tiene muchos beneficios. No solamente se desempeñará mejor el trabajo, sino que se disfrutará de una vida más ordenada, relajada y tranquila. Además, se consigue un mejor concepto de uno mismo, por haber sido capaz de cumplir los propios objetivos.

No es algo que precise de fórmulas complicadas: los pasos son sencillos, pero se requiere compromiso para hacer frente a los ladrones de tiempo.

En busca de la productividad

Todo el mundo quiere ser productivo: conseguir hacer más en el menor tiempo posible. De este modo, se dispone de más margen para lo que se quiera: trabajar más o disfrutar del ocio.

No obstante, esto no quiere decir que, siempre, llevar a cabo cuantos más asuntos en menos tiempo sea lo mejor.

¿Trabajar más?

A veces se tiene la creencia de que desempeñar más actividades, hacerlas más deprisa o dedicarles más espacio en la agenda es gestionar correctamente el tiempo. Nada más lejos de la realidad.

Cuando se desarrollan actividades más deprisa por sistema, para disponer de más margen temporal para otras cuestiones, es habitual cometer fallos. No hay que fustigarse por ello, es normal que así suceda. Sin embargo, la única solución es hacer estas actividades a su debido ritmo. Es fácil detectar cuál es este ritmo, porque no se cometen tantos fallos y no se sufre de estrés.

Cuando se trata de hacer más actividades, una opción es hacerlas en el mismo periodo que antes se hacían menos, que es el caso anterior. La otra posibilidad es dedicar más horas. Como resultado, se acaba agotado. Hoy se han atendido más asuntos, pero mañana se arrastrará cansancio.

Ladrones de tiempo

Existen multitud de actitudes y situaciones que roban tiempo, o energía y disposición para gestionar adecuadamente. Muchas de ellos están en la siguiente relación:

Tratar de controlarlo todo

Intentar controlar todo es un mal muy extendido. Puede ser que se intente atender varios asuntos por no delegar en subordinados o compañeros, con lo que es imposible que todas las tareas queden bien hechas y la persona terminará sufriendo estrés laboral. Por otra parte, puede ser que se delegue, pero intentando controlar todo el proceso, en lugar de los resultados finales, por lo que la situación es muy similar.

No establecer prioridades

Este ladrón temporal proviene de una serie de actitudes personales. A veces resulta difícil identificarlas, pero es necesario sentarse a hacerlo. Realizar primero tareas que no son importantes o urgentes puede conllevar que al final de la jornada queden, como es lógico, asuntos importantes o urgentes por acabar. Además, es fácil que aparezca la sensación de haber perdido el tiempo.

Seleccionar demasiadas tareas

Al seleccionar demasiadas tareas para hacer y trabajar sin descanso para cumplir con todas, lo que se consigue es un gran agotamiento. ¿Por qué es el agotamiento uno de estos ladrones? Es más que probable que se cometan errores, como se comentaba anteriormente, y esto conlleva tener que repetir algunas de esas tareas, con su coste temporal correspondiente.

Reuniones

Son uno de los principales ladrones temporales, sobre todo cuando no se planifican bien. Es necesario hacer solamente las reuniones necesarias, aunar temas en una misma reunión cuando sea posible, tener un orden del día perfectamente planificado y asegurarse de que podrán asistir todas las personas imprescindibles, para no tener que repetirla.

No saber decir “no”

Este ladrón del reloj es muy común. Por querer agradar o no hacer enfadar a algún compañero, jefe o, incluso, amigo o familiar, se suele ceder y decir que sí a tareas que desestructuran un horario bien conformado. Hay que saber parar las demandas de los demás, con educación y amabilidad, pero estableciendo límites firmes.

Ser muy perfeccionista

Este ladrón temporal es la manera perfecta de reducir la productividad en pos de la excelencia. Muchas personas no finalizan una tarea cuando deberían por intentar que quede lo más perfecta posible. El resultado es que se han desatendido otros aspectos y, probablemente, la tarea siga sin estar tan perfecta como se esperaba.

La desconcentración

No ser capaz de concentrarse puede convertirse en un agujero negro para los minutos y las horas. Está claro que, como en todo, hay personas a las que les resulta más fácil y otras a las que les resulta más difícil. Sin embargo, todo puede aprenderse o mejorarse.

Cultivar la concentración y evitar las distracciones (avisos en el móvil, ruidos e interrupciones varias) es fundamental para aprovechar bien el margen temporal de que se dispone y para ser productivo.

Hacer más de una actividad cada vez

Una trampa en la que suele caer todo el mundo es la de hacer varias actividades a la vez, queriendo aumentar la productividad. Todo el que lo ha experimentado sabe que se rinde mucho menos y se incrementan los errores, por lo que el cómputo temporal final de hacer dos actividades a la vez es superior al de hacer primero una y posteriormente la otra.

Atender el correo electrónico y el teléfono durante toda la jornada

Puede que en algunos empleos esto sea imprescindible, pero no es lo habitual. No sucede nada si no se consulta el correo electrónico o no se contesta el teléfono continuamente, salvo que se gana un tiempo precioso, al evitar las interrupciones. Es muy útil, para evitar este ladrón, plantearse un horario en el que atender estos correos y llamadas y ceñirse a él.

No hacer horarios realistas

Al hilo del anterior ladrón temporal, es muy negativo hacer mal los horarios. Generalmente, se añaden más actividades de las que se pueden cumplir, de modo que siempre queda algo sin hacer, cuyo hueco en la agenda habrá quedado desplazado. Por otra parte, es muy frustrante la sensación de no cumplir el horario y no tiene sentido que esto suceda por un mal diseño del mismo.

La impuntualidad

También este ladrón va relacionado con el anterior. Si hay un horario para cumplirlo y se comienza tarde, no queda solucionado con acabar más tarde. Se genera una bola de nieve de desorganización que cada día irá a peor. La puntualidad es una virtud que se debe cultivar, pues aporta muchos beneficios a la gestión horaria.

Atender visitas no concertadas

Al igual que con el correo y el teléfono, puede suceder que haya empleos en los que esto sea obligatorio por su naturaleza. Sin embargo, en la mayoría de los casos lo recomendable es solicitar que la visita vuelva con una hora concertada. Si se hace una excepción con una visita inesperada, otra con una llamada, otra con un email y, además, se habían planificado más actividades de las que permite el margen del que se dispone, el día está abocado al desastre.

No tomar decisiones

¿Cómo podría ser un ladrón temporal el hecho de no tomar decisiones? Más bien, está relacionado con la lentitud en dicha toma de decisiones. Se suele pensar que hay que controlar todos los aspectos, estar muy bien informado y no tener cabos sueltos antes de tomar una decisión.

Sin embargo, la realidad es que nunca se va a saber todo y, mientras tanto, el reloj va corriendo. La diferencia entre estar informado aceptablemente y estarlo al completo, generalmente solo es que se ha invertido más tiempo en la segunda situación. La decisión tomada estando aceptablemente informado suele ser buena y, de este modo, se habrá optimizado el uso de las horas y los días.

No trabajar en un entorno ordenado

Un entorno desordenado no solo es menos agradable para trabajar: también se convierte en un ladrón de tiempo cuando se necesita encontrar algo. Da igual que sea un archivo de papel, uno del ordenador, algo del escritorio, un contacto del móvil que no ha sido bien guardado (nombre equivocado, apellido en vez de nombre, que en ese momento no se recuerda); la cuestión es que el desorden es un gran sumidero por el que se van los minutos y las horas.

Otros ladrones de tiempo

Además de las genéricas ya citadas, estas pérdidas son las propias de cada uno. Es labor de cada uno hacer autoexamen y ver por dónde se están yendo las horas. Identificar qué acciones, rutinarias o excepcionales, reducen el escaso y preciado margen del que se dispone es fundamental. Tras ello, ponerles remedio es el siguiente paso. Es importante no engañarse, establecer medidas y llevarlas a la práctica. Se verán pronto las mejoras y habrá merecido totalmente la pena.

Conclusión

La correcta gestión del tiempo implica cultivar ciertas habilidades personales y aprender a dominar algunas otras muy útiles. Quizá no sea lo más sencillo del mundo, pero tampoco es tan complejo si se hace una revisión objetiva de los ladrones de tiempo que están perjudicando la jornada. Una vez detectados, es más fácil ponerse manos a la obra y aumentar la productividad personal exponencialmente, con mucho menos esfuerzo. Sin duda, merece la pena dedicarle la atención que necesita.

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Comentarios (4)

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Jackelin Arevalo

Enviado el

Muy instructivo, pero qué hacer cuando tienes un directivo que no entiende acerca de la tensión entre los trabajadores y cima laboral deteriorado, y te sobrecarga con actividades de otro puesto, y solo se empeña en decir...tienen que coordinar, se les exhorta a trabajar en comunicación....!!
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Nestor Chicas

Enviado el

Muy puntual y conciso el articulo. Va al punto sin divagar en lo absoluto. Muchas gracias!!!
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sandra lopez

Enviado el

Exelente me encanta,ESTOY EMPEZANDO con este tema y ya quiero aprender mas,gracias
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Vivian

Enviado el

Es un tema muy enriquecedor, esta es mi segunda leccion, y estoy aprendiendo bastante, quiero ser mas productiva y poder establecer mis proioridades y poder detectar los ladrones del tiempo que me estan perjudicando actualmente.

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