Las claves de valor de un ERP

Las claves de valor de un ERP
Los potentes programas que se utilizan hoy en día para gestionar todas las áreas de una empresa. Así es el software ERP o enterprise resource planning

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son una de las herramientas informáticas que usan las empresas de nuestros días para mejorar su productividad.

El concepto original en inglés se conoce como ERP (enterprise resource planning). Se trata de un programa informático utilizado para controlar diversas áreas de una empresa. Algunas de las cosas que gestiona un ERP son la producción, la logística, la distribución, el inventario o los envíos. También este software se puede usar para controlar procesos de facturación y contabilidad.

El manejo del software ERP es responsabilidad de los empleados de la empresa. Los clientes no tienen acceso al programa.

La implementación de los sistemas ERP y su evolución

En un principio, los ERP eran llamados back office (la trastienda de la empresa, donde se gestiona lo que el público no ve). Un ejemplo típico de back office es el panel de control de las tiendas online para pymes como PrestaShop, Shopify o WooCommerce. Desde ahí se controlan cosas como la lista de clientes, el stock de productos, el estado de los envíos, los proveedores, etc.

Conforme el software de ERP evolucionó, pasó a incorporar otras funciones como la administración de la relación con los clientes (CRM). Esto permitiría a las empresas usar sus bases de datos de clientes para acciones de marketing, elaborar estadísticas predictivas o proyección de ventas, entre otras. Con la incorporación de esta función, el ERP también serviría para gestionar la interacción de la empresa con los clientes, tanto actuales como potenciales.

El uso de programas ERP terminaría por expandirse a lo largo de los años. Cada vez más empresas pasaron a usar estos sistemas, los cuales fueron mejorándose con la inclusión de más módulos. De esta manera, los ERP más avanzados permiten administrar procesos como los de manufactura y producción. Hoy en día, con el programa se puede controlar el almacén, la logística y la información tecnológica. Antes, por ejemplo, se hacía necesario tener un software para contabilidad y otro software de administración de recursos humanos. Posteriormente, los ERP también pasarían a implementar estas funciones. Otras herramientas que pueden incluir son las de mercadotecnia y administración estratégica.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales han permitido la centralización de todas las gestiones de una empresa bajo un mismo programa. Esto facilita el acceso de los empleados, quiénes podrán controlar cualquier sección sin tener que hacer uso de software diferente.

En los últimos tiempos, muchas grandes compañías compran ERP programados a medida con las funciones específicas que requieren.

Beneficios de los sistemas de planificación de recursos empresariales para la gestión de una empresa

El uso de los sistemas ERP ha proporcionado varias ventajas que afectan al rendimiento general de la empresa. A continuación, se detallan las razones por las que el ERP aporta valor a la gestión empresarial.

El primer aspecto destacable es la ya mencionada unificación de todas las áreas de la empresa. Toda la información sobre finanzas, recursos humanos, ventas, fabricación, etc., se encontrará en el mismo programa. Los empleados solo tendrán que aprender a manejar un programa. La centralización de las áreas agiliza la toma de decisiones dentro de la compañía.

La automatización de procesos es otro punto clave. Una gran cantidad de información relativa a las diferentes áreas queda integrada de manera automática. Se elimina la necesidad de disponer de software especializado para cada sección. De esta forma, los enlaces de información entre las distintas áreas son mucho más sencillos y automáticos.

Muchos de los procesos comerciales de la empresa se controlan con un mismo software. Algunos ERP se pueden integrar con los clientes y proveedores. El ERP facilita la automatización de muchos procesos con el proveedor, como puede ser la actualización del stock disponible. Además, el programa permite una comunicación ágil con el proveedor, que puede convertirse un valioso socio para la estrategia de ventas.

El ERP también permite comunicación y colaboración con los clientes. Este intercambio de información permite conocer sus necesidades de compra para luego lanzar campañas de marketing.

El ERP simplifica todos los procesos de la empresa

Gracias a los ERP todas las bases de datos de la empresa quedan integradas en un solo programa. El software facilita la tarea de localizar cualquier lista, ya sean clientes, proveedores, fabricantes o productos de forma intuitiva y ahorrando tiempo.

Otra ventaja es que toda la información de la empresa queda guardada en la misma plataforma. Puesto que el sistema ERP recoge todos los datos de la compañía, garantiza un mayor control sobre la cadena de valor del producto (fabricación, almacén, distribución, etc.).

Tener toda la información integrada y centralizada en el programa facilita que todos los gerentes de los departamentos tengan acceso inmediato a los mismos datos. De esta forma, se evitan los registros y operaciones duplicadas. Además, muchas de las actividades que los empleados tenían que hacer de forma manual, como generar una factura o un albarán, el programa las realiza de forma automática. Así, se reduce también la posibilidad de cometer errores.

Los ERP se adaptan a los requisitos de las empresas

Aunque existen programas ERP genéricos, lo cierto es que muchas empresas optan por el software programado de acuerdo a sus requerimientos. En estos casos, los proveedores del software lo diseñan y configuran según las necesidades concretas de cada cliente. Esto también se conoce como un software de infraestructura abierta, el cual permite a los programadores hacer modificaciones en el futuro si la empresa necesita cambiar alguna función o aplicación.

La empresa puede decidir qué características le interesan para su programa, de manera que el presupuesto del software pueda ajustarse. Así, solo pagará por aquellas funciones que realmente le resulten útiles.

Beneficios económicos del sistema ERP

La implementación de un sistema ERP es una inversión que en el largo plazo retorna a la empresa. Este potente software disminuye los errores humanos, elimina las duplicidades y automatiza muchos procesos. Es por estas razones por las que se reducen los costes de la empresa. Según una encuesta realizada en 2013 por Panorama Consulting , el 40 % de las empresas que adquieren este tipo de sistemas notan un aumento en la productividad.

El ERP no solo permite ahorrar costes de personal, sino que, además, facilita el trabajo del personal de la empresa. Puesto que gracias al software se podrán completar infinidad de tareas en menos tiempo, los empleados podrán dedicar más horas a otras cuestiones.

Cuando una compañía decide comprar un sistema de planificación de recursos empresariales, lo hace esperando aumentar sus beneficios.

El ERP como sistema de seguridad

Estos sistemas suelen estar diseñados para mejorar la seguridad de la información. Para acceder a diferente información de la empresa, se puede establecer un sistema por niveles de acceso o que requieran la autorización de un empleado específico. Esto hace más complicado que la información de la empresa pueda ser robada.

Por otro lado, toda la información de la empresa se encontrará centralizada y el programa será capaz de generar copias automáticas como medida de protección.

Otras ventajas interesantes de los sistemas ERP

  • Permite a los directores tener acceso a una información real y homogénea sobre el estado financiero de la empresa. Cada departamento suele tener sus propias cuentas, pero el ERP recogerá una única versión sobre todos los números de la empresa.
  • Permite centralizar todo el seguimiento de los pedidos de clientes, desde que el pedido es despachado hasta que la mercancía es recibida. Si este proceso estuviera dividido entre varios sistemas, se darían problemas de comunicación entre ellos. Algo que no ocurre con el ERP.
  • Para los fabricantes, los procesos de manufacturación serán más ágiles y estandarizados. Al estar toda la gestión recogida en un solo sistema informático, se ahorra tiempo, se reducen costes y mejora la productividad.
  • Se simplifica el inventario, pues el programa proporciona una mejor visibilidad de la cadena de suministro del producto. El ERP ayuda a los empleados a desarrollar mejores planes de entrega para los pedidos de los clientes.
  • Ayuda al Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.). El ERP mantiene unificada toda la información referente a recursos humanos. Permite seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos.
  • El ERP facilita y agiliza la comunicación entre los empleados de la empresa.

¿Cuáles son los inconvenientes de los ERP?

Algunas de sus desventajas son:

  • El software suele ser caro, sobre todo si ha sido programado bajo demanda por la empresa. No obstante, hoy existe software genérico más asequible y también muchas pymes lo están integrando.
  • En muchas ocasiones, su integración requiere realizar cambios en los procesos de la compañía. Además, su instalación suele ser un labor dificultosa.
  • El ERP es un tipo de programa muy complejo. La empresa requiere tiempo para adaptarse a él y todas sus funciones. A muchas empresas les cuesta adaptarse al programa.
  • Todavía hay pocos profesionales expertos en software ERP.
  • En ocasiones conllevan costes ocultos, pues una vez comprado el software puede que haya que pagar por renovar la licencia, etc.
  • Puede ser difícil de manejar para los empleados. Estos pueden tardar en familiarizarse con el programa.

¿Pesan más los pros o los contras a la hora de instalar un ERP? La conclusión final es que las estadísticas hablan por sí mismas: casi la mitad de las empresas que lo utilizan ven aumentado el rendimiento. Cada vez más compañías harán uso de este software en los próximos años. Por tanto, a pesar de que a priori pueda resultar difícil de manejar, las empresas deberían darle una oportunidad.

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Comentarios (1)

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Lucila Fuentes

Enviado el

Woow!! se ve y describe que es genial el software, me llega todo los beneficios de ERP, lastima el costo. Bueno jamas lo habia escuchado, pero si en un futuro tengo mi empresa sería bueno tener este software.

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